To ensure maximum integrity and transparency, Vortex Hydra has established a secure and confidential channel for reporting potential irregularities or violations of the law and we expect employees, suppliers and stakeholders to use the online platform provided to report potential irregularities or violations of the law.

We believe that a transparent working environment, in which everyone feels free to express legitimate concerns without fear of consequences, is fundamental for the sustainable success of our company.

Why whistleblowing

Guaranteeing the protection – both in terms of safeguarding confidentiality and protection from retaliation – of persons who make reports contributes to the emergence and prevention of risks and situations prejudicial to the Company and, as a consequence, to the collective public interest, for which reason Vortex Hydra S.r.l. (hereinafter ‘VH’ or the Company) has undertaken to implement an Organisational Model for the receipt and management of reports (hereinafter also ‘MOWB’) in compliance with Legislative Decree 10 March 2023, no. 24, concerning the protection of persons who report breaches of Union law and breaches of national laws.

The Company has set up a channel for whistleblowing offences that fall within the scope of European Union or national acts, as well as acts or omissions that harm the Union’s financial interests, that affect the internal market and that frustrate the object or purpose of the provisions in Union acts, as well as, where adopted, internal organisational measures pursuant to It. Leg. Dec. No. 231/2001.

The protection of the Whistleblower is extended to persons other than the Whistleblower, such as the facilitator or the persons mentioned in the report, confirming the intention of the European and Italian legislators to create conditions to make the institute in question an important safeguard for the legality and good performance of public and private administrations

How to whistleblow

The Company, jointly with MOWB, has selected a specific technical solution to make the internal whistleblowing channel available, and with a view to maximising caution and safeguarding the rights of its workers and any other stakeholders, has activated an internal whistleblowing channel, available as follows:

  1. cloud-based digital platform, active 7 days a week, accessible from any device without time limits at https://vortexhydra.secure-blowing.com, with which it is possible to: i. grant access not only to employees and direct collaborators of the Company, but also to anyone in business relations with the Company (suppliers, business partners), as well as third parties; ii. make written and/or oral reports, even anonymously;
  2. give notice by registered mail with return receipt, to be sent to the address: VORTEX HYDRA S.R.L. – Whistleblowing Manager – Via Argine Volano, 355 – 44034 Fossalta di Copparo (FE);
  3. direct meeting with the Whistleblowing Manager, to be requested in one of the ways described above.

Whistleblowing breaches and offences, although it may also take place outside the company’s internal channels, is subject to strict regulatory constraints, and improper use of the various whistleblowing methods provided for in the Decree exposes the Whistleblower to potential legal liability. In particular, the Whistleblower could use
• ANAC’s external channel, according to the procedures made available by the Authority and whose specifications are available on its website;
• public disclosure, i.e. through the press, electronic media or media capable of reaching a large number of people.
Further detailed information, including information on the prerequisites and procedures under which external reports may be made pursuant to the Decree, is published on the platform page, as indicated above.

Reports made through an external channel
Whistleblowing breaches and offences, although it may also take place outside the company’s internal channels, is subject to strict regulatory constraints, and improper use of the various whistleblowing methods provided for in the Decree exposes the Whistleblowing party to potential legal liability. In particular, the Whistleblowing party could use
  •  ANAC’s external channel, according to the procedures made available by the Authority and whose specifications are available on its website;
  • Public disclosure, i.e. through the press, electronic media or media capable of reaching a large number of people.
Further detailed information, including information on the prerequisites and procedures under which external reports may be made pursuant to the Decree, is published on the platform page, as indicated above.

Per garantire la massima integrità e trasparenza, Vortex Hydra ha istituito un canale sicuro per segnalare eventuali irregolarità o violazioni della legge e auspichiamo che dipendenti, fornitori e stakeholder utilizzino la piattaforma online predisposta per segnalare eventuali irregolarità o violazioni della legge.

Crediamo che un ambiente di lavoro trasparente, in cui ciascuno si senta libero di esprimere preoccupazioni legittime senza timore di conseguenze, sia fondamentale per il successo sostenibile della nostra azienda.

Perché segnalare

Garantire la protezione – sia in termini di tutela della riservatezza che di tutela da ritorsioni – dei soggetti che effettuano segnalazioni contribuisce all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la Società e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo, per cui Vortex Hydra S.r.l. (di seguito “VH” o Società) si è impegnata a implementare un Modello organizzativo per il ricevimento e gestione delle segnalazioni (d’ora in poi anche “MOWB”) conforme al decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e violazioni delle disposizioni normative nazionali.

La Società ha istituito un canale che permette di segnalare illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali, oltre ad atti oppure omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione, riguardanti il mercato interno e che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni negli atti dell’Unione nonché, ove adottate, le misure di organizzazione interne ai sensi del D.lgs. n.231/2001.

La protezione del segnalante è estesa a soggetti diversi da chi segnala, come il facilitatore o le persone menzionate nella segnalazione, a conferma dell’intenzione, del legislatore europeo e italiano, di creare condizioni per rendere l’istituto in questione un importante presidio per la legalità e il buon andamento delle amministrazioni pubbliche e private.

Come effettuare una segnalazione

La Società, in coordinamento con il MOWB, ha selezionato una specifica soluzione tecnica per rendere disponibile il canale di segnalazione interna e nell’ottica di massima cautela e salvaguardia dei diritti dei propri lavoratori e di ogni altro stakeholder, ha attivato un canale di segnalazione interna, disponibile con le seguenti modalità:

  1. piattaforma digitale in cloud, attiva 7 giorni su 7, accessibile da qualsiasi device senza limiti di orario all’indirizzo https://vortexhydra.secure-blowing.com, con cui è possibile:
    1. consentire l’accesso non solo ai lavoratori dipendenti e ai diretti collaboratori della Società, ma anche a chiunque si trovi in relazioni di affari con la Società (fornitori, business partner), nonché a terze parti;
    2. effettuare segnalazioni in forma scritta e/od orale, anche anonime;
  2. comunicazione tramite posta a mezzo raccomandata a/r, da inviare all’indirizzo: VORTEX HYDRA S.R.L. – Gestore delle segnalazioni – Via Argine Volano, 355 – 44034 Fossalta di Copparo (FE);
  3. incontro diretto con il gestore del canale di segnalazione, da richiedersi secondo una delle modalità sopra descritte.

Chi sono i gestori delle segnalazioni

La gestione del canale interno è stata affidata a un comitato, in forma collegiale composto da due componenti individuati tra il personale interno alla Società – nelle persone del Sig. Denis Barioni (Responsabile IT) e la Sig.ra Federica Finardi (Referente risorse umane).

Per la sola gestione in autonomia delle eventuali ipotesi di conflitto di interessi (cioè, i casi in cui il Gestore delle Segnalazioni coincida con il segnalante, con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata dalla segnalazione) è stata incaricata Soluzioni Srl.

Inoltre, tutti i soggetti sono nelle condizioni di assicurare i profili di professionalità, autonomia e indipendenza nel trattamento delle segnalazioni, nonché garantire che ogni segnalazione fondata ricevuta venga analizzata con il massimo impegno, serietà e riservatezza oltre a mantenere il segnalante informato sugli sviluppi e le azioni intraprese per la corretta gestione dell’istruttoria.

In caso di segnalazione in conflitto con uno dei membri del gestore delle segnalazioni, allora inviare la segnalazione alla Società Soluzioni srl, come descritto nella procedura Whistleblowing o nelle FAQ della pagina della piattaforma come sopra indicato.

Nella fattispecie di segnalazioni che coinvolgono un conflitto di interessi per tutte le parti coinvolte, è indicato rivolgersi ad ANAC con una segnalazione esterna, poiché non si può garantire un adeguato seguito interno.

Le segnalazioni effettuate attraverso il canale esterno

La segnalazione di violazioni e illeciti, pur potendo avvenire anche al di fuori dei canali interni aziendali, è soggetta a rigorosi vincoli normativi e un uso improprio delle diverse modalità di segnalazione, previste dal Decreto, espone il segnalante a potenziali responsabilità legali. In particolare, il segnalante potrebbe utilizzare:

  • il canale esterno dell’ANAC, secondo le modalità messe a disposizione dall’Autorità e le cui specifiche sono disponibili sulla pagina web della stessa;
  • la divulgazione pubblica, ossia tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Ulteriori informazioni di dettaglio, incluse quelle relative ai presupposti e alle procedure con cui ai sensi del Decreto possono essere effettuate segnalazioni esterne, sono pubblicate sulla pagina della piattaforma, come sopra indicato.